Bauhof-Software auswählen: Worauf Gemeinden achten sollten
Stundenzettel auf dem Beifahrersitz, die Einsatzplanung im Kopf des Bauhofleiters, Fotos in einer WhatsApp-Gruppe und am Jahresende die Frage der Kämmerei, was der Bauhof eigentlich für den Friedhof geleistet hat. Eine Bauhof-Software soll das ordnen. Woran Sie eine gute erkennen – und welche Fragen Sie jedem Anbieter stellen sollten.
- Draußen entscheidet sich alles: Wenn die App für die Kolonne nicht einfach ist und ohne Netz nicht funktioniert, bleibt es bei Zetteln.
- Jeder Auftrag braucht einen Ort und eine Kostenstelle – sonst gibt es weder Karte noch Leistungsverrechnung.
- Zeiterfassung ist Pflicht, und der Personalrat muss beim Einführen mitreden. Planen Sie ihn von Anfang an ein.
- Vergleichen Sie Gesamtkosten über fünf Jahre, nicht nur den Preis je Nutzer: Einrichtung, Module, Schulung und Kündigungsfrist gehören dazu.
- Starten Sie mit einer Kolonne und einem klar umrissenen Bereich, etwa der Grünpflege – nicht mit allem auf einmal.
Was eine Bauhof-Software leisten muss
Ein kommunaler Bauhof ist ein Dienstleister für die ganze Gemeinde: Grünpflege, Straßenunterhalt, Winterdienst, Friedhof, Spielplätze, Hausmeisterdienste an Schule und Kita, dazu Feste und Veranstaltungen. Die Software muss diese Vielfalt abbilden, ohne kompliziert zu werden. Sieben Bereiche zählen:
1. Aufträge mit Ort
Fast jede Arbeit hat einen Ort: eine Grünfläche, einen Straßenabschnitt, einen Spielplatz. Gute Software zeigt Aufträge auf einer Karte – als Punkt, Linie oder Fläche, möglichst auf amtlicher Kartengrundlage. Dann sieht man, was fällig oder überfällig ist, und kann Flächen und Längen direkt messen, statt sie zu schätzen.
2. Wiederkehrende Arbeit
Rasen mähen, Hecken schneiden, Laub räumen, Papierkörbe leeren, Kontrollgänge: Der größte Teil der Bauhofarbeit wiederholt sich. Vorlagen mit Intervall und Saison ersparen das ständige Neuanlegen und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.
3. Einsatzplanung
Wer ist morgen wo? Die Planung muss Urlaub, Krankheit und Feiertage kennen, Kolonnen oder Teams abbilden und zeigen, wer die nötige Qualifikation hat – Motorsägenschein, Hubarbeitsbühne, Fahrerlaubnis für den Lkw. Hilfreich ist das Wetter am Einsatzort direkt in der Planung: Regen, Sturm oder Frost betreffen den Bauhof stärker als fast jeden anderen Betrieb.
4. Fahrzeuge, Maschinen und Prüffristen
Vom Unimog bis zum Freischneider: Jedes Gerät hat Fristen – Hauptuntersuchung, UVV-Prüfung, Prüfung ortsveränderlicher Elektrogeräte (DGUV Vorschrift 3) – und oft Wartung nach Betriebsstunden. Die Software sollte warnen, bevor etwas abläuft, und Maschinenstunden am Auftrag erfassen.
5. Prüfpflichten der Gemeinde
Spielgeräte, Bäume, Brandschutz, Trinkwasser, elektrische Anlagen: Viele Kontrollen erledigt oder begleitet der Bauhof. Gefragt ist eine Übersicht je Liegenschaft mit Intervall, Zuständigkeit und Protokoll – mit festgestellten Mängeln und der nächsten Fälligkeit. Für Spielplätze beschreibt die DIN EN 1176-7 die visuelle Routine-Inspektion, die operative Inspektion und die jährliche Hauptinspektion. Üblich sind wöchentliche Sichtkontrollen, operative Inspektionen alle ein bis drei Monate und eine Hauptinspektion spätestens nach zwölf Monaten; die genauen Intervalle legt der Betreiber fest, etwa nach Nutzung und Herstellerangaben.
6. Meldungen aus der Bevölkerung
Schlaglöcher, defekte Laternen, kaputte Schaukeln: Ein Meldeportal mit Standort und Foto spart Telefonate und Zettel. Wichtig ist, dass aus einer Meldung mit einem Klick ein Auftrag wird – und dass personenbezogene Daten der meldenden Person nicht unnötig mitwandern.
7. Leistungsverrechnung und Berichte
Am Ende will die Kämmerei wissen, welche Leistungen auf welche Kostenstelle gehen – etwa für die Gebührenkalkulation des Friedhofs. Das gelingt nur, wenn jeder Auftrag eine Kostenstelle trägt und Personal, Maschinen und Material am Auftrag erfasst werden. Wie das im Detail funktioniert, steht in unserem Ratgeber Interne Leistungsverrechnung im Bauhof.
Die Kolonne mitnehmen: die App für draußen
Die beste Planung nützt nichts, wenn draußen weiter Zettel geschrieben werden. Achten Sie auf:
- Einfachheit: Beginnen, Pause, Erledigt – mit wenigen Fingertipps, auch mit Handschuhen.
- Betrieb ohne Netz: Auf dem Friedhof, im Wald oder im Keller der Schule fehlt oft der Empfang. Die App muss weiterarbeiten und später übertragen.
- Sprachen: In vielen Bauhöfen arbeiten Kolleginnen und Kollegen, deren Muttersprache nicht Deutsch ist. Eine App in ihrer Sprache senkt Fehler.
- Fotos und Material am Auftrag: Vorher-nachher-Bilder und verbrauchtes Material gehören zum Auftrag, nicht in eine private Chatgruppe.
- Diensthandy oder eigenes Gerät: Klären Sie früh, ob Diensthandys angeschafft werden. Private Geräte für dienstliche Daten werfen Datenschutzfragen auf.
Zeiterfassung, Pausen und Personalrat
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), gestützt auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Für den Bauhof heißt das: Beginn, Ende und Pausen gehören erfasst – idealerweise dort, wo ohnehin gearbeitet wird, also in der App. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor; ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung vor, ist aber noch nicht beschlossen.
Die gesetzlichen Pausen nach § 4 Arbeitszeitgesetz: mehr als sechs Stunden Arbeit – mindestens 30 Minuten Pause, mehr als neun Stunden – mindestens 45 Minuten. Gute Software rechnet das mit, statt sich auf Nacharbeit im Büro zu verlassen.
Zeiterfassung und Auftragszeiten sind zwei Dinge: Die Arbeitszeit (Kommen und Gehen) ist die Grundlage für Zeitkonto und Lohn, die Zeit am Auftrag die Grundlage für die Leistungsverrechnung. Eine Software, die beides getrennt führt und doch zusammenbringt, erspart doppelte Erfassung.
Personalrat: Software, mit der sich Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen lässt, ist mitbestimmungspflichtig – in Kommunen nach dem Personalvertretungsgesetz des jeweiligen Landes, in Rheinland-Pfalz nach § 80 Abs. 2 LPersVG, in privaten Betrieben nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz. Beziehen Sie den Personalrat deshalb vor der Auswahl ein. Hilfreich sind Antworten auf diese Fragen: Wer sieht welche Daten? Gibt es eine Standortverfolgung? Wie lange werden Daten gespeichert? Gibt es einen Lesestatus in Nachrichten?
Datenschutz und Betrieb
Läuft die Software als Cloud-Dienst beim Anbieter, verarbeitet dieser personenbezogene Daten im Auftrag der Gemeinde. Dafür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig. Fragen Sie außerdem nach:
- dem Standort der Server (in der EU?) und eingesetzten Unterauftragnehmern, etwa für KI-Funktionen,
- Rollen und Rechten: Die Kolonne braucht andere Zugriffe als Bauhofleitung oder Kämmerei,
- Datensicherung, Updates und Verfügbarkeit – im Preis enthalten oder extra?
- einem Löschkonzept, besonders für Fotos aus dem Bürgerportal,
- der Datenausgabe bei Vertragsende: Bekommen Sie Ihre Daten in gängigen Formaten zurück?
Was Bauhof-Software kostet
Die Preismodelle unterscheiden sich stark – und damit die Vergleichbarkeit:
- Miete je Nutzer und Monat: geringe Einstiegskosten, Updates und Betrieb meist enthalten.
- Kauflizenz plus Wartungsvertrag: hohe Anfangsinvestition, danach jährliche Wartungsgebühren.
- Modulpreise: Grundpaket günstig, Karte, App oder Auswertungen kosten extra.
Rechnen Sie deshalb die Gesamtkosten über fünf Jahre: laufende Gebühren, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, nötige Module, Diensthandys – und prüfen Sie die Kündigungsfrist. Viele Anbieter nennen ihre Preise nur auf Anfrage; fragen Sie nach einem schriftlichen Angebot mit allen Positionen.
Vergabe: den Auftragswert richtig schätzen
Auch eine Software-Miete ist ein öffentlicher Auftrag. Welches Verfahren nötig ist – Direktauftrag, Angebotsabfrage oder Ausschreibung –, hängt vom geschätzten Auftragswert und vom Vergaberecht Ihres Landes ab. Für Verträge ohne festes Ende sieht die Vergabeverordnung (§ 3 Abs. 11 VgV) als Berechnungsgrundlage den 48-fachen Monatswert vor, bei befristeten Verträgen bis 48 Monate den Gesamtwert der Laufzeit; viele Vergabestellen schätzen auch unterhalb der EU-Schwellenwerte auf diese Weise.
In Rheinland-Pfalz gilt für Kommunen unterhalb der EU-Schwellenwerte die Verwaltungsvorschrift „Öffentliches Auftragswesen in Rheinland-Pfalz“ mit der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Direktaufträge sind dort derzeit bis 10.000 € netto möglich (Stand Oktober 2026; eine Neufassung der Verwaltungsvorschrift ist angekündigt).
Einführung in fünf Schritten
- Bestandsaufnahme: Welche Arbeiten, Kolonnen, Fahrzeuge und Kostenstellen gibt es? Was läuft heute auf Zetteln, in Excel, in Chatgruppen?
- Personalrat und Datenschutz einbinden: früh, mit klaren Antworten zu Daten, Rechten und Speicherfristen.
- Pilot mit einer Kolonne: zum Beispiel die Grünpflege, vier bis sechs Wochen lang. Die Rückmeldungen von draußen sind wertvoller als jede Präsentation.
- Stammdaten anlegen: Mitarbeiter, Fahrzeuge, Kostenstellen, Vorlagen für wiederkehrende Arbeit – lieber schlank anfangen und ergänzen.
- Auswerten und ausrollen: Nach dem Pilot die erste Leistungsverrechnung mit der Kämmerei ansehen, dann die übrigen Bereiche dazunehmen.
Checkliste für das Gespräch mit Anbietern
| Bereich | Worauf achten | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Aufträge & Karte | Punkt, Linie, Fläche; amtliche Karte | Kann ich Flächen einzeichnen und ihre Größe sehen? |
| Wiederkehrende Arbeit | Vorlagen mit Intervall und Saison | Wie lege ich den Mähplan für das ganze Jahr an? |
| Einsatzplanung | Urlaub, Qualifikationen, Wetter | Sehe ich, wer morgen frei ist und wer den nötigen Schein hat? |
| App für draußen | Einfach, ohne Netz, mehrere Sprachen | Was passiert, wenn auf dem Friedhof kein Empfang ist? |
| Zeiterfassung | Arbeitszeit und Auftragszeit, Pausen nach ArbZG | Wie werden Pausen berechnet und Korrekturen dokumentiert? |
| Fahrzeuge & Geräte | Fristen, Betriebsstunden, Wartung | Werde ich vor Ablauf einer Prüffrist gewarnt? |
| Prüfpflichten | Liegenschaften, Intervalle, Protokolle | Wie dokumentiere ich die Spielplatzkontrolle mit Mängeln? |
| Leistungsverrechnung | Kostenstellen, Verrechnungssätze, Export | Bekomme ich je Kostenstelle eine Auswertung für die Kämmerei? |
| Datenschutz | AV-Vertrag, Server in der EU, Rollen | Wo liegen die Daten, und wer hat Zugriff? |
| Kosten | Gesamtkosten über fünf Jahre, Kündigungsfrist | Was kostet es mit allen Modulen, Einrichtung und Schulung? |
digitalPRO Ida ist eine Bauhof-Software mit Karte, Einsatzplanung mit Wetter, App ohne Netz in acht Sprachen und Leistungsverrechnung je Kostenstelle – zu offenen Preisen.
Bauhof-Software ansehen →Häufige Fragen
Was kostet eine Bauhof-Software?
Das hängt vom Preismodell ab: Mietmodelle liegen meist bei einem Grundpreis plus einem Betrag je Nutzer und Monat, Kaufmodelle verlangen eine Lizenz und jährliche Wartung. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über fünf Jahre einschließlich Einrichtung, Modulen und Schulung. Bei digitalPRO Ida kostet ein Bauhof mit zwei Bürozugängen und acht Leuten draußen 213 € netto im Monat.
Muss der Personalrat der Einführung zustimmen?
In aller Regel ja: Software, mit der sich Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen lässt, ist mitbestimmungspflichtig. Für kommunale Beschäftigte gilt das Personalvertretungsgesetz des jeweiligen Landes, in Rheinland-Pfalz § 80 Abs. 2 LPersVG. Binden Sie den Personalrat deshalb vor der Auswahl ein.
Brauchen die Mitarbeiter ein Diensthandy?
Empfehlenswert ist es. Dienstliche Daten auf privaten Geräten werfen Fragen zu Datenschutz, Erreichbarkeit und Kosten auf. Viele Bauhöfe statten jede Kolonne oder jede Person mit einem einfachen Smartphone aus.
Funktioniert die Software ohne Internet?
Im Büro wird eine Internetverbindung gebraucht. Die App für draußen sollte ohne Netz weiterarbeiten und die Einträge übertragen, sobald wieder Empfang besteht – fragen Sie danach ausdrücklich.
Wie lange dauert die Einführung?
Mit einem Pilot in einem Bereich ist ein Bauhof meist nach vier bis acht Wochen im Alltag angekommen. Entscheidend sind schlanke Stammdaten zu Beginn und eine App, die draußen ohne lange Schulung verstanden wird.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtsstand: 17. Oktober 2026. Maßgeblich sind die Vorgaben Ihres Landes und die Auskunft Ihrer Vergabe- und Datenschutzstelle.