← Zurück zur Startseite

Impressum

Anbieter

Firma

Gärtner Holding GmbH

Anschrift

Balthasar-Neumann-Str. 21 · 67246 Dirmstein

Geschäftsführer

Maximilian Gärtner

Kontakt

Telefon

030 439 792 0926

E-Mail

info@digitalpro-software.de

Web

digitalpro-software.de

Registereintrag

Registergericht

Amtsgericht Ludwigshafen a. Rhein

Registernummer

HRB 69193

Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV

Maximilian Gärtner, Anschrift wie oben.

EU-Streitschlichtung

Die Plattform der Europäischen Kommission zur Online-Streitbeilegung (OS) wurde zum 20. Juli 2025 eingestellt; eine Streitbeilegung über sie ist nicht mehr möglich. Unsere E-Mail-Adresse finden Sie oben. Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Haftung für Inhalte

Als Diensteanbieter sind wir für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Wir sind nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen; Verpflichtungen zur Entfernung oder Sperrung nach den allgemeinen Gesetzen bleiben unberührt.

Haftung für Links

Unser Angebot enthält ggf. Links zu externen Websites Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Für diese fremden Inhalte ist stets der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Urheberrecht

Die durch den Betreiber erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem deutschen Urheberrecht.

← Zurück zur Startseite

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Gärtner Holding GmbH, Balthasar-Neumann-Str. 21, 67246 Dirmstein, vertreten durch Maximilian Gärtner. Kontakt: info@digitalpro-software.de, Tel. 030 439 792 0926.

2. Hosting

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet; auch die Server für „digitalPRO Ida“ und „Concordia“ betreiben wir bei IONOS in Rechenzentren in Deutschland. IONOS verarbeitet in unserem Auftrag u. a. Server-Logfiles. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an sicherem, effizientem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Seiten werden automatisch Daten erhoben, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem. Zweck: technischer Betrieb und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

4. Cookies & lokale Speicherung

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige lokale Speicherung (z. B. für die Hell/Dunkel-Einstellung). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Analysedienste eingesetzt.

5. Kontaktaufnahme, Kontakt- und Antragsformular

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Tarif, Anliegen und Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Ihres Antrags. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Beim Kontaktformular stützen wir die Verarbeitung zusätzlich auf Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Haken vor dem Absenden erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Das Kontaktformular übermittelt Ihre Angaben an unseren Server und versendet sie von dort per E-Mail an uns; zusätzlich erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Eine darüber hinausgehende Speicherung findet beim Kontaktformular nicht statt. Bei einer Kündigung nach § 312k BGB speichern wir die Angaben zusätzlich zu Nachweiszwecken. Der E-Mail-Versand erfolgt über unseren Postfachanbieter IONOS SE (Auftragsverarbeitung, Server in der EU); ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Durch das Absenden kommt noch kein Vertrag zustande (siehe AGB § 3). Diese Daten löschen wir, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Das Antragsformular für den KI-Assistenten „Vera“ geht denselben Weg, speichert die Angaben aber zusätzlich als Nachweis über den Antrag: Kundentyp, Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählter Tarif und Zahlweise, Zahl der Nutzer, Ihre Nachricht sowie die IP-Adresse des Absendens. Diese Angaben werden an unser internes Verwaltungsportal übermittelt, in dem der Antrag bearbeitet wird; beides sind eigene Systeme auf unseren Servern in der EU. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die IP-Adresse verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Abwehr missbräuchlicher Eingaben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@digitalpro-software.de. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist – soweit nicht anders angegeben – freiwillig; ohne die zur Vertragserfüllung erforderlichen Angaben können wir die jeweilige Leistung jedoch unter Umständen nicht erbringen.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz (www.datenschutz.rlp.de).

7. Der KI-Assistent „Vera“

Für Nutzerinnen und Nutzer des KI-Assistenten „Vera“ (erreichbar u. a. unter ki.digitalpro-software.de) gelten zusätzlich die folgenden Angaben. Verantwortlicher ist der unter 1. genannte Anbieter. Vera läuft auf einem eigenen Server in der EU; es kommt kein US-KI-Dienst zum Einsatz, und Ihre Inhalte werden nicht an fremde KI-Anbieter weitergegeben. Der Server wird in einem Rechenzentrum in der EU betrieben; als Serveranbieter (Auftragsverarbeiter) kommt die IONOS SE, Montabaur, zum Einsatz (ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht).

Was Vera im Einzelnen verarbeitet – auch beim Diktieren und Vorlesen – und wie Sie Ihre Daten herunterladen oder löschen, steht ausführlich in der Datenschutzerklärung des Assistenten. Sie gilt für die Nutzung von Vera ergänzend zu dieser Erklärung.

7.1 Verarbeitete Daten

Zur Bereitstellung von Vera verarbeiten wir: Zugangsdaten (Name bzw. Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort nur als kryptografischer Hashwert), Ihre Eingaben und Chatverläufe, von Ihnen hochgeladene Dokumente und Dateien (Wissensspeicher) samt der daraus für die Suche erzeugten Textabschnitte sowie technische Protokoll- und Nutzungsdaten (z. B. Zeitpunkt und Anzahl der Anfragen) für Betrieb, Sicherheit und Abrechnung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7.2 Keine Nutzung zum KI-Training

Wir verwenden Ihre Eingaben, Chatverläufe und hochgeladenen Dokumente nicht zum Training von KI-Modellen und geben sie hierfür nicht weiter. Die eingesetzten Sprachmodelle laufen lokal auf unserem Server.

7.3 Live-Recherche im Internet

Für aktuelle Fragen ruft Vera öffentliche Internetquellen ab. Die Anfrage geht von unserem Server aus; übermittelt wird ausschließlich der jeweilige Suchbegriff oder Ortsname – nicht Ihr Name, nicht Ihre E-Mail-Adresse, nicht der Gesprächsverlauf und nicht Ihre IP-Adresse:

• Internet-Suche: Brave Search (Brave Software Inc., 512 2nd Street, Floor 2, San Francisco, CA 94107, USA) – übermittelt wird der Suchbegriff.
• Bilder und Präsentationen: Wikimedia Commons (Wikimedia Foundation Inc., 149 New Montgomery Street, San Francisco, CA 94105, USA) – übermittelt wird das Stichwort oder die Folienüberschrift.
• Wetter: Open-Meteo (Schweiz) – übermittelt wird der Ortsname.
• Nachrichten: RSS-Feeds deutscher Nachrichtenhäuser (u. a. Tagesschau) – dabei wird nichts übermittelt, die Feeds werden nur abgerufen.

Personenbezogene Daten übermitteln wir hierfür nicht, sofern Sie sie nicht selbst in die Frage aufnehmen. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Für die Übermittlung in die USA bestehen keine Standardvertragsklauseln; sie stützt sich auf Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO, weil sie zur Erbringung der von Ihnen abgerufenen Leistung erforderlich ist. Möchten Sie das nicht, schalten wir die Websuche für Ihr Konto oder Ihr Unternehmen ab – eine formlose Nachricht genügt.

7.4 Firmenkunden (Auftragsverarbeitung)

Setzt ein Unternehmen Vera für seine Mitarbeiter ein und hinterlegt eigenes Firmenwissen, verarbeiten wir die betreffenden personenbezogenen Daten im Auftrag des Unternehmens. Hierfür schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Daten und das Firmenwissen jeder Firma sind von anderen Firmen streng getrennt.

7.5 Speicherdauer

Chatverläufe und hochgeladene Dateien werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens nach den in unserem Löschkonzept festgelegten Fristen oder auf Ihren Wunsch; Konten löschen wir nach Vertragsende. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. für Rechnungen) bleiben unberührt.

7.6 Keine automatisierte Entscheidung

Die Antworten von Vera sind Vorschläge und Hilfestellungen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

7a. KI-Funktionen in „Ida“ und „Concordia“

„Ida“ und „Concordia“ enthalten KI-Funktionen, welche die Software selbst ausführt – etwa das Auslesen von Belegen, Kontoauszügen und eingescannten Dokumenten, die Bewertung von Schutzausrüstung anhand von Fotos, die Prüfung von Baufotos, die Beantwortung von Fachfragen aus hinterlegten Dokumenten, den Ida-Assistenten, Textvorschläge, die Umwandlung von Spracheingaben in Text sowie Aufwands- und Kostenschätzungen (AGB § 2 Abs. 4a). Die dafür benötigten Inhalte – etwa das Belegfoto (auch von Mitgliedern im Portal eingereichte Belege), die PDF-Datei, der Kontoauszug, das Baufoto, das hinterlegte Dokument, die vom Ida-Assistenten gelesenen Daten, die Sprachaufnahme oder die Angaben aus dem jeweiligen Formular – werden verarbeitet

• standardmäßig bei der Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, über deren EU-Endpunkt in Rechenzentren innerhalb der EU;
• nach individueller Vereinbarung mit dem Kunden stattdessen ausschließlich auf unserem eigenen Server in einem Rechenzentrum in der EU (KI-Assistent „Vera“; Serveranbieter IONOS SE, Montabaur). Mistral AI erhält dann keine Inhalte.

Welcher Weg gilt, entscheidet der Kunde; ohne abweichende Vereinbarung gilt der Standard. Hinterlegt der Kunde einen eigenen API-Schlüssel der Mistral AI, gilt für die Verarbeitung durch Mistral AI der Vertrag zwischen dem Kunden und Mistral AI. Mistral AI wird als Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage seiner Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO tätig; danach werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Zur Erkennung von Missbrauch kann Mistral AI Anfragen und Antworten bis zu 30 Tage speichern. Für etwaige Übermittlungen durch Unterauftragsverarbeiter von Mistral AI in Länder außerhalb der EU sieht diese Vereinbarung Standardvertragsklauseln vor. Auch wir verwenden die Inhalte nicht zum Training. Die Ergebnisse sind Vorschläge, die vor der Übernahme geprüft werden; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Eine Sprachaufnahme entsteht nur, solange der Nutzer das Mikrofon ausdrücklich eingeschaltet hat; wir speichern sie nicht, sondern nur den daraus erkannten Text, soweit er übernommen wird.

7b. Karten, Adresssuche und Wetter in „Ida“

„Ida“ zeigt Aufträge und Standorte auf einer Karte, sucht Adressen und zeigt zu Aufträgen und in der Disposition das Wetter am Einsatzort. Dabei gilt:

• Karten: Die Kartenausschnitte lädt der Browser bzw. das Mobilgerät der Nutzer direkt von der amtlichen Webkarte basemap.de des Bundesamts für Kartographie und Geodäsie (BKG), Richard-Strauss-Allee 11, 60598 Frankfurt am Main (Server sgx.geodatenzentrum.de) sowie – soweit der Kunde sie einschaltet – von Kartendiensten der Vermessungsverwaltungen der Länder. Dabei werden die IP-Adresse und der angezeigte Kartenausschnitt an den jeweiligen Kartendienst übermittelt.
• Adresssuche: Die Suche läuft über unseren Server. Zuerst werden der eigene Datenbestand des Kunden und bereits gespeicherte Ergebnisse durchsucht; nur bisher unbekannte Adressen fragt unser Server bei Nominatim der OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich, an. Übermittelt wird der eingegebene Suchtext, nicht die IP-Adresse der Nutzer; das Ergebnis wird auf unserem Server gespeichert. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
• Wetter: Die Wetterdaten stammen vom Deutschen Wetterdienst (DWD) und werden über den frei zugänglichen Dienst Bright Sky (brightsky.dev) abgerufen. Die Abfrage stellt ausschließlich unser Server; übermittelt werden nur die auf etwa einen Kilometer gerundeten Koordinaten des Einsatzorts, des Teamstandorts oder des Betriebssitzes sowie der Zeitraum – keine Namen, keine Auftragsinhalte und nicht die IP-Adresse der Nutzer. Die Antworten werden auf unserem Server zwischengespeichert (Vorhersagen einige Stunden, vergangene Tage dauerhaft). Quelle der Wetterdaten: Deutscher Wetterdienst.

7c. Nutzung von „Ida“ und „Concordia“

Für die Daten, die Kunden und ihre Nutzer in „Ida“ oder „Concordia“ einstellen, ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Selbst verantwortlich sind wir für die Vertrags-, Abrechnungs- und Kontaktdaten unserer Kunden, den Nutzungsnachweis (Zahl der Zugänge je Monat) sowie für Anmelde- und Sicherheitsprotokolle einschließlich der Daten der Zwei-Faktor-Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO). Rechnungsdaten bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf.

8. Sensorik und Wärmeüberwachung

Dieser Abschnitt betrifft die Leistungen „Smart City & Company“ und „Wärmewächter“. Die Verarbeitung findet ganz überwiegend beim Kunden statt; Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist dort der Kunde. Wir werden als Auftragsverarbeiter tätig, soweit wir Zugriff auf die Anlage haben; Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag.

8.1 Messwerte der Sensorik

Verarbeitet werden Messwerte – etwa Füllstand, Temperatur, Feuchte, Pegelstand oder Öffnungszustand – sowie der Zeitpunkt der Messung, die Kennung des Geräts und die Bezeichnung des Messpunkts. Diese Angaben beziehen sich auf Sachen und Orte, nicht auf Personen. Ein Personenbezug kann im Einzelfall entstehen, wenn ein Messpunkt einer einzelnen Person zugeordnet werden kann – etwa ein Tor, das nur eine bestimmte Person bedient. Wird die Straßenbeleuchtung zusätzlich nach Bewegung geschaltet, erfasst der Melder, dass sich jemand nähert – nicht, wer es ist: Es entsteht kein Bild, keine Kennung und kein Bewegungsprofil, und gespeichert wird allein der Schaltvorgang der Leuchte. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse am Betrieb und an der Störungsbeseitigung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Messwerte werden 24 Monate vorgehalten und danach gelöscht; kürzere Fristen können vereinbart werden.

8.2 Wärmebilder

Der „Wärmewächter“ wertet das Bild einer Wärmebildkamera aus; ihr kann eine gewöhnliche Kamera desselben Blickfelds zugeordnet sein (dazu unten). Ein Wärmebild bildet auch Personen ab, die sich im Blickfeld aufhalten; es handelt sich deshalb um personenbezogene Daten, sobald Personen erkennbar oder bestimmbar sind. Das laufende Bild wird nicht aufgezeichnet. Gespeichert wird ausschließlich dann, wenn die Auswertung einen Alarm auslöst: In diesem Fall entsteht ein Ereignis mit einem Einzelbild als Nachweis, auf dem die heißeste Stelle markiert ist. Diese Bilder werden nach 90 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Klärung eines Schadens- oder Versicherungsfalls länger benötigt werden.

Gekoppelte Optikkamera. Auf Wunsch wird der Wärmekamera eine gewöhnliche Kamera desselben Blickfelds zugeordnet. Ist sie eingerichtet, wird bei einem Alarm zusätzlich ein Einzelbild dieser Optikkamera gespeichert – damit auf dem Nachweis zu erkennen ist, was dort heiß geworden ist; ein Wärmebild zeigt nur einen Fleck. Personen, die auf diesem Optikbild erkennbar sind, sind personenbezogene Daten. Außerdem wertet die Anlage das laufende Optikbild aus, um zu erkennen, welche Art von Gegenstand am Ort des Wärmeflecks steht – etwa ein Fahrzeug oder eine Maschine. Dieses Ergebnis dient ausschließlich dazu, Fehlalarme zu unterdrücken; es wird nicht gespeichert. Auch das laufende Optikbild wird nicht aufgezeichnet. Für das Einzelbild gelten dieselbe Löschfrist und dieselbe Zugriffsregel wie für die Wärmebilder. Die Kopplung ist nicht zwingend: Verzichtet der Kunde darauf, entstehen ausschließlich Wärmebilder.

Auswertung und Bilder verbleiben auf einem Rechner im Netz des Kunden. Eine Übertragung an uns findet nicht statt; für Wartung und Störungsbeseitigung greifen wir nur auf Anforderung und nur so weit zu, wie es dafür erforderlich ist. Eine Gesichtserkennung, eine Identifizierung von Personen oder ein Abgleich mit anderen Datenbeständen findet nicht statt. Die Wärmeauswertung erkennt Temperaturen, nicht Personen; die Objekterkennung auf dem gekoppelten Optikbild unterscheidet Arten von Gegenständen und erkennt keine bestimmte Person wieder.

8.3 Pflichten am Einsatzort

Der Kunde legt fest, welche Bereiche erfasst werden, und verantwortet die Zulässigkeit. Er informiert die betroffenen Personen nach Art. 13 DSGVO, beteiligt eine vorhandene Arbeitnehmervertretung und stellt sicher, dass keine Bereiche erfasst werden, in denen eine Überwachung unzulässig wäre – etwa Sanitär-, Umkleide- oder Pausenräume. Eine Überwachung des Verhaltens oder der Arbeitsleistung von Beschäftigten ist weder Zweck noch Funktion der Anlage.

9. Datensicherheit & Speicherdauer

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Im internen Nachrichtendienst der Software-Produkte ist der Kunde Verantwortlicher; die Löschfristen stellt er selbst ein (Voreinstellung: Anhänge 90 Tage, Nachrichtentexte 180 Tage, Dokumente mit Empfangsbestätigung 1095 Tage, auftragsbezogene Kanäle 1095 Tage ab Abschluss des Auftrags). Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Stand: 27.10.2026

← Zurück zur Startseite

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich, Anbieter

(1) Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen der Gärtner Holding GmbH, Balthasar-Neumann-Str. 21, 67246 Dirmstein, eingetragen beim Amtsgericht Ludwigshafen am Rhein unter HRB 69193 (nachfolgend „digitalPRO“ oder „Anbieter“), und ihren Kunden über die Bereitstellung und Nutzung der Softwarelösungen von digitalPRO, insbesondere „digitalPRO Ida“ (vormals „digitalPRO Bauhof & Handwerk“), „Concordia“ (vormals „Vereinswesen“), die Branchenpakete „Ida Glasfaser NU“ und „Ida Telekom Glasfaser GU“, den KI-Assistenten „Vera“, die Sensorik „Smart City & Company“ sowie die Wärmeüberwachung „Wärmewächter“ (nachfolgend „Leistungen“).

(2) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

(3) Verbraucher ist jede natürliche Person, die den Vertrag zu überwiegend privaten Zwecken abschließt; Unternehmer ist, wer in Ausübung einer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

(4) Das Angebot des Anbieters richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an Vereine und sonstige Körperschaften, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. An Verbraucher, die den Vertrag zu überwiegend privaten Zwecken schließen, werden die Leistungen nicht angeboten. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Kundinnen und Kunden mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland. Anträge von Kunden mit Wohnsitz oder Sitz außerhalb Deutschlands nimmt der Anbieter nicht an.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die jeweils gebuchte Software als Dienst (Software as a Service) über das Internet zur Nutzung bereit (Softwaremiete).

(2) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Produktbeschreibung und dem gewählten Tarif.

(3) (weggefallen)

(4) Der KI-Assistent „Vera“ wird als Software as a Service auf einem eigenen Server in der EU bereitgestellt (Beantwortung von Fragen, Live-Recherche im Internet, eigener Wissensspeicher für hochgeladene Dokumente). Die Antworten werden automatisiert erzeugt; hierzu gilt § 4 Abs. 4.

(4a) Eingebaute Funktionen. In „digitalPRO Ida“ und „Concordia“ sind Funktionen enthalten, welche die jeweilige Software selbst ausführt – insbesondere das Auslesen von Belegen, Kontoauszügen und eingescannten Dokumenten, die Bewertung von Schutzausrüstung, die Prüfung von Baufotos, Fachfragen zu hinterlegten Dokumenten, den Ida-Assistenten, Textvorschläge, die Umwandlung von Spracheingaben in Text sowie Aufwands- und Kostenschätzungen. Standardmäßig rechnen diese Funktionen auf Sprachmodellen der Mistral AI SAS, Paris (Verarbeitung in der EU). Nach Bestellung und individueller Einrichtung kann vereinbart werden, dass sie stattdessen ausschließlich auf „Vera“ rechnen (Absatz 4b). Die Nutzung dieser Funktionen ist je Kalendermonat bis zu einem Betrag von 2 € (Kosten des Anbieters) kostenfrei; darüber hinaus wird sie mit dem 1,1-Fachen der vom Anbieter gezahlten Kosten (netto) abgerechnet, zuzüglich Umsatzsteuer. Es gilt ein Standard-Kontingent von 10 € je Kalendermonat (Kosten des Anbieters), sofern nichts anderes vereinbart ist; Nutzung über das Kontingent hinaus setzt die Zustimmung des Anbieters voraus. Rechnet ausschließlich „Vera“, entstehen solche Kosten nicht. Hinterlegt der Kunde im Dienst einen eigenen API-Schlüssel der Mistral AI, rechnen diese Funktionen über sein eigenes Konto bei Mistral AI; die Kosten rechnet Mistral AI unmittelbar mit dem Kunden ab, und der Anbieter berechnet hierfür keine Kosten nach diesem Absatz. Die Nutzung wird im Dienst angezeigt und monatlich abgerechnet. Diese Funktionen zählen nicht gegen ein Nutzungsvolumen nach Absatz 6. Eine darüber hinausgehende Nutzung von „Vera“ ist damit nicht abgegolten; für sie gilt Absatz 4b.

(4b) Zugebuchter Assistent. Darüber hinaus kann „Vera“ als eigenständige KI – freier Chat, eigener Wissensspeicher, Erstellung von Dateien, Schulungen – zum Vertrag über „Ida“ oder „Concordia“ hinzugebucht werden. Die Zubuchung erfolgt nach Bestellung und individueller Einrichtung durch den Anbieter. Umfang, Nutzerzahl und Vergütung werden individuell vereinbart. Die Zubuchung folgt Laufzeit und Kündigung des Hauptvertrags. Für die zugebuchte Nutzung gelten Absatz 6 sowie § 4 Abs. 4 und 5 entsprechend.

(4c) Soweit über „Vera“ ein eigenständiger Vertrag besteht, gilt: Abweichend von § 6 wird „Vera“ ausschließlich gegen monatliche Zahlung angeboten; für die Kündigung gilt die Frist des § 6 Abs. 1 – ein Monat zum Ende eines Kalendermonats. Der Anbieter kann den Vertrag über „Vera“ zusätzlich jederzeit mit sofortiger Wirkung (fristlos) kündigen, insbesondere aus betrieblichen Gründen oder bei Einstellung des Dienstes; in diesem Fall werden bereits im Voraus gezahlte, auf die Zeit nach Vertragsende entfallende Beträge anteilig zurückerstattet. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(5) Sensorik: Kauf der Geräte, Miete auf Anfrage („Smart City & Company“). Der Anbieter liefert dem Kunden Messgeräte und betreibt die zugehörige Empfangsstation, die Auswertung und die Alarmierung. Die Geräte erwirbt der Kunde; sie gehen mit vollständiger Bezahlung in sein Eigentum über. Der Anbieter schuldet die Einrichtung und den laufenden Betrieb: Er bindet die Geräte an, richtet Funknetz, Schwellen und Alarmwege ein, betreibt Empfangsstation, Auswertung und Alarmierung und weist den Kunden ein. Alarmwege sind E-Mail und die Meldung in „digitalPRO Ida“; eine Benachrichtigung per SMS oder Telefonanruf ist nicht geschuldet. Umfang und Vergütung der Einrichtung werden im Einzelfall vereinbart, weil sie von Zahl und Lage der Messpunkte abhängen; für den laufenden Betrieb gilt die vereinbarte Pauschale je Messpunkt und Monat. Ob Montage, Wartung und Batteriewechsel beim Anbieter oder beim Kunden liegen, wird dabei mitvereinbart.
Eine Überlassung auf Zeit statt des Kaufs ist nur nach gesonderter Absprache möglich; in diesem Fall bleiben die Geräte Eigentum des Anbieters, es kann eine Kaution vereinbart werden, und die Geräte werden bei Vertragsende zurückgegeben oder abgebaut. Der Kunde stellt die Montageorte bereit, sorgt für den Zugang und stellt für die Empfangsstation einen Stromanschluss sowie einen Internetzugang zur Verfügung. Eine bestimmte Funkreichweite, Übertragungsdichte oder Batterielaufzeit wird nicht zugesichert. Messwerte sind Hinweise; sie ersetzen keine vorgeschriebene Prüfung, Kontrolle oder Begehung.

(5a) Steuerung der Straßenbeleuchtung. Soweit vereinbart, rüstet der Anbieter vorhandene Leuchten mit Steuergeräten aus und schaltet sie nach einem mit dem Kunden abgestimmten Zeitplan, auf Wunsch zusätzlich nach Bewegung. Voraussetzung ist ein genormter Sockel (Zhaga oder NEMA) und die Verfügungsbefugnis des Kunden über die Leuchte; besteht ein Konzessions- oder Betriebsführungsvertrag mit einem Dritten, holt der Kunde dessen Zustimmung ein. Die Steuerung kann die Leuchte dimmen, nicht aber ihre Funktion ersetzen: Fällt die Funkverbindung oder das Steuergerät aus, brennt die Leuchte nach dem zuletzt gültigen Zeitplan weiter oder geht in volles Licht; eine Abschaltung durch Ausfall findet nicht statt. Die Verkehrssicherungspflicht für die Beleuchtung und die Festlegung der zulässigen Absenkung verbleiben beim Kunden; der Anbieter weist auf die einschlägigen Regelwerke hin, prüft sie aber nicht für den Einzelfall.
Für die Steuergeräte gilt § 2 Abs. 5 entsprechend. Bei Vertragsende gibt der Kunde die überlassenen Geräte zurück oder gestattet deren Abbau.

(6) Wärmeüberwachung („Wärmewächter“). Der Anbieter richtet eine Auswertung für Wärmebildkameras ein und betreut sie laufend. Kamera und Auswerterechner erwirbt der Kunde, soweit nicht anders vereinbart; Bilder und Auswertung verbleiben in dessen Netz. Die Auswertung ist keine Brandmelde- oder Löschanlage im Sinne der einschlägigen Vorschriften; sie ersetzt weder vorgeschriebene Anlagen noch Prüfungen oder Begehungen und erkennt nur, was im Blickfeld der Kamera liegt. Der Kunde verantwortet Aufstellung und Ausrichtung der Kameras sowie die Einhaltung der datenschutz- und arbeitsrechtlichen Vorgaben an seinem Einsatzort; der Anbieter unterstützt ihn dabei.

(7) Die Leistungen nach den Absätzen 5 und 6 befinden sich in der Einführungsphase. Umfang, Preise, Fristen und Zahlweise werden im Einzelfall im Angebot vereinbart; im Übrigen gelten diese Bedingungen entsprechend.

(8) Interner Nachrichtendienst. Soweit im gebuchten Produkt enthalten, stellt der Anbieter einen internen Nachrichtendienst bereit (Nachrichten, Anhänge, Dokumente zur Kenntnisnahme). Er dient der Kommunikation zwischen den Zugängen des Kunden und ist kein öffentlicher Telekommunikationsdienst. Bei Vereinen können auch Mitglieder Empfänger sein; sie rufen die Mitteilung im Mitglieder-Portal ab, ein Versand an externe Dienste findet nicht statt. Mitglieder können ausschließlich auf eine an sie gerichtete Mitteilung antworten – sie erhalten keine Empfängerauswahl und damit keinen Zugriff auf die Mitgliederliste. Bei Bauhof- und Betriebskunden ergibt sich der Teilnehmerkreis auftragsbezogener Kanäle aus dem Auftrag selbst; er wird nicht gesondert gepflegt. Der Anbieter erhebt keinen Lesestatus, keine Anwesenheit und keine Antwortzeiten und sieht keine Funktion vor, mit der die Leitung des Kunden fremde Direktnachrichten mitlesen könnte. Bestätigungen zur Kenntnisnahme werden ausschließlich durch ausdrückliche Handlung des Empfängers erzeugt.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Leistungen ist kein bindendes Angebot. Der Vertrag kommt durch die Bestellung des Kunden und die Bestätigung bzw. Bereitstellung durch den Anbieter zustande.

(2) Der Anbieter kann vorab eine unverbindliche Demo anbieten.

(3) Nutzt der Kunde das Online-Antragsformular, gibt er mit dem Absenden ein verbindliches Angebot (Antrag) ab. Der Vertrag kommt erst mit der ausdrücklichen Annahme durch den Anbieter (Bestätigung in Textform) oder mit der Bereitstellung der Leistung zustande. Eine automatische Eingangsbestätigung stellt noch keine Annahme dar.

§ 4 Leistungen, Verfügbarkeit, Updates

(1) Der Anbieter erbringt die Leistungen mit angemessener Sorgfalt und darf die Software durch Updates weiterentwickeln, solange der vereinbarte Leistungsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird.

(2) Der Anbieter bemüht sich um hohe Verfügbarkeit. Wartungsfenster sowie Störungen außerhalb seines Einflussbereichs (z. B. Ausfälle von Internet, Endgeräten, Drittdiensten, höhere Gewalt) begründen keine Ansprüche, soweit nicht ausdrücklich eine gesonderte Verfügbarkeit (SLA) vereinbart ist.

(3) Eine bestimmte oder ununterbrochene Verfügbarkeit wird nicht geschuldet und ausdrücklich nicht garantiert. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die Leistungen jederzeit unterbrechungsfrei zur Verfügung stehen; Server-, Netz- oder Drittdienst-Ausfälle, Wartungen und höhere Gewalt können zu Unterbrechungen führen.

(4) Antworten des KI-Assistenten „Vera“ werden automatisiert erzeugt und können unvollständig oder unzutreffend sein. Sie stellen keine Rechts-, Steuer-, medizinische oder sonstige fachliche Beratung dar. Der Kunde hat wesentliche Ergebnisse eigenverantwortlich zu prüfen; eine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der KI-Ausgaben wird nicht übernommen. Für Inhalte, die über von Vera abgerufene Internetquellen Dritter erreichbar sind, ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

(5) Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass Software nach dem Stand der Technik nicht völlig fehlerfrei sein kann und der KI-Assistent „Vera“ unzutreffende, unvollständige oder frei erfundene Angaben („Halluzinationen“) ausgeben kann. Für Schäden, die aus solchen Software-Fehlern oder aus dem Vertrauen auf durch „Vera“ erzeugte Ausgaben entstehen, haftet der Anbieter nach Maßgabe des § 12. Der Kunde ist verpflichtet, durch „Vera“ erzeugte Ergebnisse vor jeder geschäftlichen, rechtlichen, steuerlichen, medizinischen oder sonst wesentlichen Verwendung eigenständig auf Richtigkeit zu prüfen.

(6) Nutzungsvolumen. Der Umfang der Nutzung von „Vera“ bemisst sich nach Anfragen je Kalendertag; maßgeblich ist allein die nach Absatz 4b zugebuchte Nutzung – die in „Ida“ und „Concordia“ eingebauten Funktionen nach Absatz 4a zählen nicht mit. Die für den gebuchten Tarif geltende Zahl ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und wird im Dienst angezeigt. Weitere Begrenzungen der Anfragen – etwa je Stunde, Woche oder Monat – bestehen nicht; ausgenommen ist allein die Zusatzfunktion „Schulungen“. Der Tageszähler wird um 0:00 Uhr deutscher Zeit zurückgesetzt. Für sie gilt ein eigenes Monatskontingent; die für den gebuchten Tarif geltende Zahl ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und wird im Dienst angezeigt.

(7) Gewichtung und Sparmodus. Eine Anfrage wird nach ihrem Aufwand gewichtet: Antworten, die der Assistent ohne Recherche im Internet erzeugt, zählen als halbe Anfrage; Antworten mit Recherche im Internet als eine; Antworten mit zugeschalteter vertiefter Recherche als anderthalb; die Auswertung eines angehängten Dokuments zählt je angefangene 25.000 Zeichen als eine weitere Anfrage. Erstellt der Assistent auf Wunsch des Kunden eine Datei, richtet sich die Gewichtung nach deren Aufwand: ein Aushang, ein Schild oder ein Logo zählt als halbe Anfrage; eine Tabelle oder ein Schriftstück als zwei Anfragen; eine Präsentation, die ohne Recherche im Internet erstellt wird, als vier Anfragen; mit Recherche als acht; mit vertiefter Recherche als zwölf Anfragen. Welche dieser Stufen erstellt wird, wählt der Kunde vor der Erstellung aus. Die Gewichtung wird dem Kunden angezeigt: bei angehängten Dokumenten und bei zugeschalteter vertiefter Recherche vor dem Absenden, bei der Erstellung einer Datei vor der Ausführung – der Kunde kann die Erstellung dann abbrechen, ohne dass Volumen verbraucht wird –, im Übrigen unmittelbar nach der Antwort. Die vertiefte Recherche (im Dienst „gründliche Recherche“) steht in den Tarifen „Plus“ und „Ultimate“ zur Verfügung; im Tarif „Starter“ wird eine gleichwohl zugeschaltete vertiefte Recherche als normale Recherche ausgeführt und auch nur als solche gezählt. Ob eine Anfrage vertiefte Recherche erfordert, ergibt sich aus der Anfrage selbst und steht vorher nicht fest. Den jeweiligen Stand kann der Kunde jederzeit im Dienst einsehen. Ist das Tagesvolumen erreicht, bleibt die Nutzung bis zum Doppelten des Tageswertes eingeschränkt möglich (ohne vertiefte Recherche und ohne Auswertung angehängter Dokumente).

(8) Auslastung und angemessene Nutzung. Bei hoher gleichzeitiger Auslastung kann sich der Beginn einer Antwort verzögern; der Kunde wird darüber im Dienst informiert. Der Anbieter kann die Nutzung einschränken, wenn sie erkennbar automatisiert erfolgt, den Zugang unberechtigten Dritten zugänglich macht oder den Betrieb für andere Kunden erheblich beeinträchtigt; er wird den Kunden vorher informieren, soweit dies zumutbar ist.

Die Absätze 9 und 10 gelten für die nach § 2 Abs. 4b zugebuchte Nutzung sowie für bestehende Einzelverträge über „Vera“; als eigener Tarif wird „Vera“ nicht mehr angeboten.

(9) Einfache Tarife für Vereine und Einrichtungen ohne Vorsteuerabzug. Für Kunden ohne Vorsteuerabzug werden die Preise als Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer ausgewiesen. In einfachen Tarifen ist die Nutzung auf eine Person beschränkt; weitere Nutzer können nicht angelegt werden. Unterstützung erfolgt über die bereitgestellte Anleitung sowie per E-Mail ohne zugesagte Reaktionszeit; ein Anspruch auf telefonische Unterstützung oder auf Antwort innerhalb einer bestimmten Frist besteht nicht. In diesen Tarifen liegt regelmäßig keine Auftragsverarbeitung vor, weil die Nutzung auf eine Person beschränkt ist; ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört deshalb nicht zum Leistungsumfang. Verarbeitet der Kunde dort personenbezogene Daten Dritter – etwa ein Verein Mitgliederdaten –, schließen die Parteien auf Anforderung einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für die Nutzung im Betrieb ist ein Geschäftstarif zu wählen.

(10) Geschäftstarife und weitere Nutzer. Die Geschäftstarife „Plus“ und „Ultimate“ werden zu Nettopreisen zuzüglich Umsatzsteuer angeboten. Der Kunde kann weitere Nutzer (Mitarbeiter) anlegen; für jeden weiteren Nutzer werden 50 % des Tarifpreises zusätzlich berechnet. Jeder Nutzer verfügt über das volle Tagesvolumen des Tarifs; eine Aufteilung des Volumens auf mehrere Nutzer findet nicht statt. Die Zahl der Nutzer ist auf zehn begrenzt; für größere Organisationen wird eine gesonderte Vereinbarung (Firmenlösung) geschlossen. In den Geschäftstarifen sind die Rechnungstellung auf das Unternehmen sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO enthalten.

(11) Wetterangaben. „Ida“ zeigt Wetterangaben und Wetterwarnungen auf Grundlage von Daten des Deutschen Wetterdienstes. Es handelt sich um Vorhersagen und Messwerte Dritter ohne Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität. Sie ersetzen nicht die Beurteilung der Lage vor Ort und entbinden den Kunden nicht von seinen Pflichten im Arbeitsschutz, insbesondere bei Unwetter.

§ 5 Preise, Umsatzsteuer, Zahlung

(1) Es gelten die zum Bestellzeitpunkt ausgewiesenen Preise. Die Preise werden netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer angegeben. Für Kunden ohne Vorsteuerabzug – etwa nicht umsatzsteuerpflichtige Vereine – wird der Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer ausgewiesen; auf der Preisseite lässt sich zwischen beiden Darstellungen umschalten.

(2) Die Vergütung ist monatlich im Voraus fällig. Andere Zahlweisen können im Einzelfall vereinbart werden. Eine einmalige Einrichtungsgebühr kann anfallen und ist mit Vertragsbeginn fällig.

(3) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen; der Anbieter kann die Leistung nach vorheriger Ankündigung aussetzen.

(4) Rechnungen werden elektronisch als PDF-Datei per E-Mail an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse übermittelt. Mit Abschluss des Vertrags stimmt der Kunde dem elektronischen Rechnungsversand zu; auf Wunsch stellt der Anbieter die Rechnung zusätzlich in Papierform bereit.

(5) Zugänge und Zugangsklassen. Bei „digitalPRO Ida“ setzt sich die Vergütung aus einem monatlichen Grundpreis und dem Preis je Zugang zusammen. Es bestehen zwei Klassen:

a) Vollzugang – Benutzerkonten mit Zugang zur Arbeitsoberfläche im Browser (je nach Rechten des Kontos u. a. Auftragsplanung, Disposition, Auswertungen und Abrechnung), unabhängig von der Rolle des Kontos.

b) Feldzugang – Benutzerkonten, die ausschließlich die Arbeitsansicht „Mein Tag“ nutzen (Zeiterfassung, Rückmeldungen zu Aufträgen, Urlaubsanträge und Krankmeldungen).

Maßgeblich ist die am Benutzerkonto eingestellte Zugangsart. Ein mobiles Gerät begründet keine eigene Zugangsklasse; ein Konto mit Arbeitsoberfläche und mobilem Gerät ist ein Vollzugang. Zugänge, die der Anbieter für Betreuung und Support nutzt, werden nicht berechnet. Ebenfalls nicht berechnet wird ein Lesezugang für die Steuerkanzlei oder die Kämmerei des Kunden (Kanzlei-Zugang), mit dem ausschließlich Belege, Bankumsätze und das Übergabepaket eingesehen und heruntergeladen werden können.

(6) Abrechnungsmaßstab. Berechnet wird je Abrechnungsmonat und Zugangsklasse der höchste Stand gleichzeitig aktiver Zugänge. Deaktivierte und gelöschte Konten zählen ab dem Tag der Deaktivierung nicht mehr mit. Der Kunde kann Zugänge jederzeit anlegen und deaktivieren; eine Mindestzahl wird nicht vereinbart und eine Mindestlaufzeit je Zugang besteht nicht.

(7) Nutzungsnachweis. Der Anbieter stellt dem Kunden im System einen Nutzungsnachweis bereit, der die Monatswerte nach Absatz 6 ausweist und als Datei ausgegeben werden kann. Dieser Nachweis ist Grundlage der Rechnung. Beanstandungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung in Textform anzuzeigen; danach gilt der ausgewiesene Stand als anerkannt. Die gesetzlichen Rechte des Kunden bleiben unberührt.

(8) Preisanpassung. Der Anbieter kann die Preise anpassen, um Änderungen seiner Kosten für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung auszugleichen. Eine Anpassung wird dem Kunden mindestens drei Monate vor ihrem Wirksamwerden in Textform angekündigt. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Anpassung zu diesem Zeitpunkt kündigen; hierauf wird in der Ankündigung gesondert hingewiesen. Kündigt der Kunde nicht, gilt die Anpassung als angenommen.

(9) Einrichtung und Unterstützung. Der Kunde kann das System selbst einrichten; hierfür fallen keine Kosten an. Auf Wunsch übernimmt der Anbieter die Datenübernahme aus einem Vorsystem und eine Einweisung gegen die ausgewiesene Pauschale; diese umfasst den dort genannten Zeitrahmen, darüber hinausgehender Aufwand wird nach dem ausgewiesenen Stundensatz berechnet. Im Grundpreis enthalten sind Betrieb, Datensicherung, Updates, Störungsbeseitigung sowie Unterstützung per E‑Mail mit Antwort am nächsten Werktag. Telefon- und Fernwartungstermine, Schulungen vor Ort und individuelle Anpassungen werden nach Aufwand berechnet.

(10) Vereinssoftware und weitere Produkte. Bei „digitalPRO Concordia“ bemisst sich die Vergütung nach der Zahl der geführten Mitglieder; es gilt der auf der Preisseite ausgewiesene Höchstpreis je Verein. Der Höchstpreis gilt für einen Verein als eigenen Mandanten; für Verbände mit mehreren Vereinen wird ein gesonderter Vertrag geschlossen. Für die Branchenpakete „Ida Glasfaser NU“ und „Ida Telekom Glasfaser GU“ sowie für einzeln zugebuchte Bausteine gelten die im Angebot vereinbarten Preise. Wird eine ausgewiesene Grenze dauerhaft überschritten, weist der Anbieter den Kunden darauf hin, bevor er eine Anpassung verlangt; bis zu einer Einigung bleibt die Nutzung unverändert möglich.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft, soweit nicht anders vereinbart, auf unbestimmte Zeit und ist mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats kündbar. Die Kündigung wird zum Ende des Kalendermonats wirksam, in den das Ende der Monatsfrist fällt (Beispiel: Zugang am 1. Oktober – Fristende 1. November – wirksam zum 30. November). Wurde ausnahmsweise eine andere Zahlweise vereinbart, ist der Vertrag zum Ende der jeweiligen Laufzeit kündbar.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail).

(4) Daten bei Vertragsende. Der Kunde kann seine Daten während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit selbst in gängigen Dateiformaten aus dem System ausgeben. Nach Vertragsende bleibt dieser Zugriff 90 Tage lang bestehen; danach werden die Daten gelöscht. Für die Ausgabe wird kein gesondertes Entgelt erhoben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben seine eigene Angelegenheit; der Anbieter weist darauf hin, dass steuerlich relevante Unterlagen vor der Löschung zu sichern sind.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde nutzt die Leistungen nur im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser AGB.

(2) Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung durch den Kunden oder dessen Endnutzer beruhen.

(3) Der Kunde ist für die Sicherung der eingesetzten Geräte und Zugangsdaten verantwortlich.

(4) Inhalte im Nachrichtendienst: Für Nachrichten, Anhänge und Dokumente, die der Kunde oder seine Nutzer einstellen, ist ausschließlich der Kunde verantwortlich. Der Anbieter nimmt keine inhaltliche Prüfung vor und wertet die Inhalte nicht aus; sie werden insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Der Kunde stellt sicher, dass keine Inhalte eingestellt werden, deren Verarbeitung ihm untersagt ist; besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (etwa Gesundheitsdaten) sollen dort nicht eingestellt werden. Setzt der Kunde den Dienst für Beschäftigte ein, obliegen ihm die dafür erforderlichen Beteiligungs- und Mitbestimmungsverfahren.

(5) Daten aus Systemen Dritter. Überträgt der Kunde mit Werkzeugen des Anbieters (etwa dem „Telekom Export Tool“) Daten aus Portalen oder Systemen Dritter in den Dienst, stellt er sicher, dass er hierzu nach seinen Verträgen mit dem Dritten berechtigt ist. Die Anmeldung bei dem Dritten nimmt der Kunde selbst vor; seine dortigen Zugangsdaten werden nicht an den Anbieter übermittelt. Der Anbieter steht in keiner Vertragsbeziehung zu dem Dritten und übernimmt keine Gewähr für Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit der dort abgerufenen Daten.

§ 8 Marken und Dienste Dritter

Genannte Produkt- und Markennamen Dritter sind Marken der jeweiligen Inhaber und dienen nur der Bezeichnung. Es besteht keine geschäftliche Verbindung oder Billigung durch diese Anbieter. Für Verfügbarkeit, Inhalte und Funktion von Diensten Dritter übernimmt der Anbieter keine Gewähr.

§ 9 Nutzungsrechte

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Software. Eine Weitergabe, Vervielfältigung oder Bearbeitung über den vertraglichen Zweck hinaus ist ohne Zustimmung des Anbieters unzulässig.

§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzerklärung. Soweit er im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Einzelheiten, Speicherfristen und Rechtsgrundlagen enthält die Datenschutzerklärung.

§ 11 Gewährleistung

(1) Für die Softwareüberlassung auf Zeit gelten die gesetzlichen Regelungen. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform; unerhebliche Beeinträchtigungen bleiben außer Betracht.

(2) Für Geräte, die der Kunde kauft – insbesondere Messgeräte, Empfangsstationen, Wärmebildkameras und Auswerterechner –, gilt das gesetzliche Mängelrecht des Kaufrechts. Eine daneben bestehende Herstellergarantie tritt hinzu und schränkt die Rechte des Kunden gegenüber dem Anbieter nicht ein.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) und begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden.

(3) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Für Inhalte, Verfügbarkeit und Rechtmäßigkeit von Drittdiensten haftet der Anbieter nicht. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(4) Im gesetzlich zulässigen Rahmen haftet der Anbieter insbesondere nicht für Schäden durch Nichtverfügbarkeit, Unterbrechungen, Server- oder Netzausfälle, Datenverluste oder Ausfälle von Diensten Dritter, soweit diese nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters beruhen. Dem Kunden wird empfohlen, für kritische Abläufe geeignete Ausweich-/Sicherungslösungen vorzuhalten.

§ 13 Widerrufsrecht für Verbraucher

Das Angebot richtet sich nach § 1 Abs. 4 nicht an Verbraucher. Für den Fall, dass ein Kunde im Einzelfall dennoch als Verbraucher anzusehen ist – etwa eine natürliche Person, die außerhalb einer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit bestellt –, gilt vorsorglich das folgende gesetzliche Widerrufsrecht. Verbraucher ist jede natürliche Person, die den Vertrag zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können. Unternehmern steht kein Widerrufsrecht zu.

Widerrufsbelehrung

Widerrufsrecht. Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsabschlusses.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (Gärtner Holding GmbH, Balthasar-Neumann-Str. 21, 67246 Dirmstein, E-Mail: info@digitalpro-software.de, Telefon: 030 439 792 0926) mittels einer eindeutigen Erklärung (z. B. ein mit der Post versandter Brief oder eine E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das unten aufgeführte Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist. Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

Folgen des Widerrufs. Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.

Haben Sie verlangt, dass die Dienstleistung während der Widerrufsfrist beginnen soll, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie uns von der Ausübung des Widerrufsrechts hinsichtlich dieses Vertrags unterrichten, bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen entspricht.

Vorzeitiges Erlöschen des Widerrufsrechts. Das Widerrufsrecht erlischt bei einem Vertrag zur Erbringung von Dienstleistungen, wenn wir die Dienstleistung vollständig erbracht haben und mit der Ausführung erst begonnen haben, nachdem Sie dazu Ihre ausdrückliche Zustimmung gegeben und gleichzeitig Ihre Kenntnis davon bestätigt haben, dass Sie Ihr Widerrufsrecht bei vollständiger Vertragserfüllung durch uns verlieren. Bei einem Vertrag über die Bereitstellung digitaler Inhalte oder digitaler Dienstleistungen erlischt Ihr Widerrufsrecht, wenn wir mit der Vertragserfüllung begonnen haben, nachdem Sie ausdrücklich zugestimmt haben, dass wir vor Ablauf der Widerrufsfrist mit der Vertragserfüllung beginnen, Sie Ihre Kenntnis davon bestätigt haben, dass Sie durch Ihre Zustimmung mit Beginn der Vertragserfüllung Ihr Widerrufsrecht verlieren, und wir Ihnen hierüber eine Bestätigung zur Verfügung gestellt haben.

Muster-Widerrufsformular

(Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, füllen Sie bitte dieses Formular aus und senden Sie es zurück.)

An Gärtner Holding GmbH, Balthasar-Neumann-Str. 21, 67246 Dirmstein, E-Mail: info@digitalpro-software.de: Hiermit widerrufe(n) ich/wir (*) den von mir/uns (*) abgeschlossenen Vertrag über die Erbringung der folgenden Dienstleistung (*) / die Bereitstellung der folgenden digitalen Inhalte oder digitalen Dienstleistung (*): ______________________________ Bestellt am (*) / abgeschlossen am (*): ______________________________ Name des/der Verbraucher(s): ______________________________ Anschrift des/der Verbraucher(s): ______________________________ Unterschrift des/der Verbraucher(s) (nur bei Mitteilung auf Papier): ______________________________ Datum: ______________________________ (*) Unzutreffendes streichen.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts; gegenüber Verbrauchern nur, soweit zwingende Verbraucherschutzvorschriften nicht entzogen werden.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand der Sitz des Anbieters.

(3) Der Anbieter ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 VSBG).

(4) Sind einzelne Bestimmungen unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

(5) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mitgeteilt; der Kunde kann den Vertrag bis zu diesem Zeitpunkt kündigen. Widerspricht er nicht und kündigt er nicht, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen; auf das Kündigungsrecht und auf die Bedeutung seines Schweigens wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Zustimmungsfiktion nicht; ihnen gegenüber werden Änderungen nur mit ausdrücklicher Zustimmung wirksam.

Stand: 27.10.2026

← Zurück zur Startseite

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) konkretisiert die Datenschutzpflichten der Parteien, soweit die Gärtner Holding GmbH (nachfolgend „Auftragnehmer“) im Rahmen der Leistungen nach dem Hauptvertrag – insbesondere „digitalPRO Ida“, „Concordia“ und der KI-Assistent „Vera“ – personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“, Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO) verarbeitet. Er wird mit Vertragsschluss über die jeweilige Leistung Bestandteil des Hauptvertrags und geht diesem bei datenschutzrechtlichen Fragen vor.

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers zur Erbringung der im Hauptvertrag vereinbarten Leistungen (insbesondere Bereitstellung, Betrieb, Hosting, Datensicherung und Betreuung der Software „digitalPRO Ida“ und „Concordia“ einschließlich der Handy-App, Ausführung der eingebauten KI-Funktionen, Bereitstellung und Betrieb des KI-Assistenten „Vera“, Hosting hinterlegter Firmenwissens-Dokumente, Nutzerverwaltung, Betrieb der Auswertung der Sensorik „Smart City & Company“ sowie Einrichtung und Betreuung der Wärmeüberwachung „Wärmewächter“).

(2) Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, betroffene Personen

(1) Art und Zweck: Erheben, Speichern, Nutzen, Übermitteln im Rahmen der Auftragsdurchführung sowie Löschen personenbezogener Daten zur Bereitstellung der vereinbarten Leistung.

(2) Art der Daten: insbesondere Bestands- und Kontaktdaten der Nutzer (z. B. Name, E-Mail), Zugangsdaten, vom Auftraggeber bzw. dessen Nutzern eingegebene Inhalte und hochgeladene Dokumente (Firmenwissen), im internen Nachrichtendienst Nachrichteninhalte, Anhänge (Bilder, Videos, Dateien) sowie Empfangsbestätigungen zu Dokumenten samt Zeitpunkt, Name und bestätigtem Wortlaut; bei Vereinen zusätzlich Mitteilungen an Mitglieder, die diese im Mitglieder-Portal abrufen; bei der Sensorik Messwerte mit Zeitpunkt, Gerätekennung und Bezeichnung des Messpunkts, bei der Wärmeüberwachung Wärmebilder, die bei einem Alarm als Einzelbild gespeichert werden, samt Zeitpunkt und gemessener Temperatur; bei Bauhof- und Betriebskunden zusätzlich auftragsbezogene Kanäle, deren Teilnehmerkreis sich aus dem Auftrag ergibt (Team, Einsatzplanung, Aufgabenzuweisung) sowie Nutzungs- und Protokolldaten; bei Nutzung der Belegverwaltung zusätzlich Belege und Rechnungen samt den daraus gelesenen Angaben (etwa Absender, Beträge, Rechnungs-, Kunden- und Vertragsnummern, Kfz-Kennzeichen) und Kontoumsätze; bei Einzelunternehmen auf Wunsch des Auftraggebers auch private Belege des Inhabers; beim E-Mail-Eingang die Anhänge eingehender E-Mails samt Absender und Betreff – den Text der E-Mail speichert das System nicht –, wobei die Zugangsdaten des vom Auftraggeber benannten Postfachs verschlüsselt gespeichert werden; bei „Ida“ Stammdaten der Beschäftigten, Zeiterfassung (Arbeits-, Fahrt- und Pausenzeiten), Abwesenheiten einschließlich Krankmeldungen (ohne Diagnose), Qualifikationen und Nachweise, Einsatzplanung, Aufträge, Projekte, Aufmaß, Rechnungen und Kundendaten, Fotos samt Aufnahmezeit und -ort, Fahrzeug- und Maschinendaten, Angaben zu Nachunternehmern sowie Meldungen aus dem Bürgerportal (Kontaktangaben, Beschreibung, Foto, Standort, IP-Adresse zum Missbrauchsschutz); bei Nutzung der Telekom-Funktionen und des „Telekom Export Tool“ die vom Auftraggeber aus Portalen der Deutschen Telekom übertragenen Daten (Gebäude und Anschriften, Bauaufgaben und deren Stand, Aufmaßdaten samt Namen der erfassenden Personen, Fotos mit Koordinaten); bei „Concordia“ Mitgliederdaten, Bankverbindungen und SEPA-Mandate, Beitrags- und Spendendaten sowie von Mitgliedern im Portal eingereichte Belege.

(3) Kategorien betroffener Personen: Mitarbeiter und sonstige Nutzer des Auftraggebers sowie Personen, deren Daten in den vom Auftraggeber bereitgestellten Inhalten enthalten sind, darunter Aussteller und Empfänger von Belegen und Rechnungen sowie Zahlungspartner aus Kontoumsätzen; bei der Wärmeüberwachung zusätzlich Personen, die sich im Blickfeld einer Kamera aufhalten – insbesondere Beschäftigte des Auftraggebers, Besucher und Betriebsfremde; ferner Kunden und Ansprechpartner des Auftraggebers, Beschäftigte von Nachunternehmern, Bürgerinnen und Bürger, die das Meldeportal nutzen, Vereinsmitglieder und Spender sowie Eigentümer und Bewohner der in Projekten erfassten Gebäude.

(4) Der Auftraggeber ist für die Zulässigkeit der Verarbeitung und die Rechtmäßigkeit der überlassenen Daten verantwortlich. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) soll der Auftraggeber nur einbringen, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Private Belege (etwa Arzt- oder Apothekenrechnungen) können Gesundheitsdaten enthalten; ob er sie einbringt, entscheidet der Auftraggeber. Krankmeldungen in „Ida“ enthalten nur Zeitraum und Art der Abwesenheit, keine Diagnose; sie gelten gleichwohl als Gesundheitsdaten.

§ 3 Weisungen

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, es sei denn, er ist gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet.

(2) Weisungen werden anfänglich durch diesen AVV und den Hauptvertrag festgelegt und können danach in Textform geändert oder ergänzt werden.

(3) Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Auftraggeber; er darf die Ausführung bis zu einer Bestätigung aussetzen.

§ 4 Pflichten des Auftragnehmers

(1) Vertraulichkeit: Der Auftragnehmer verpflichtet die mit der Verarbeitung befassten Personen auf Vertraulichkeit, soweit diese nicht bereits gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

(2) Sicherheit: Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (siehe § 5).

(3) Unterstützung: Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen des Möglichen bei der Erfüllung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12–23 DSGVO) sowie bei den Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO.

(4) Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber auf Anfrage einen Ansprechpartner für Datenschutzfragen.

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Der Auftragnehmer gewährleistet angemessene Maßnahmen, insbesondere: Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle (u. a. Passwortschutz, zusätzlich eine verpflichtende Zwei-Faktor-Anmeldung mit Einmalcode aus einer Authenticator-App bei „Ida“ für alle Zugänge zur Arbeitsoberfläche im Browser und bei „Concordia“ für alle Verwaltungszugänge, mit einmalig verwendbaren Notfallcodes und Sperre nach wiederholten Fehlversuchen, verschlüsselte Übertragung per TLS, rollenbasierte Rechte, strikte Mandantentrennung je Firma); Weitergabe- und Eingabekontrolle; Verfügbarkeits- und Wiederherstellbarkeitskontrolle (regelmäßige Sicherungen: täglich, Aufbewahrung 90 Tage); Betrieb der Software- und KI-Leistungen auf Servern innerhalb der Europäischen Union (zu den Ausnahmen bei der Live-Recherche und weiteren Einzelfunktionen siehe § 6 Abs. 2a und 2b; zu den KI-Funktionen in „Ida“ und „Concordia“ § 6 Abs. 2c); Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Bewertung der Maßnahmen. Eine ausführlichere Beschreibung stellt der Auftragnehmer auf Anfrage zur Verfügung.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Auftraggeber gestattet den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Der Auftragnehmer verpflichtet diese auf ein im Wesentlichen gleichwertiges Datenschutzniveau (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

(2) Eingesetzt werden derzeit: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur – Server und Rechenzentrum für den Betrieb von „digitalPRO Ida“ und „Concordia“ einschließlich Datensicherung, Website-Hosting, E-Mail-Versand sowie Server für den KI-Assistenten „Vera“. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland.

(2a) Für einzelne, klar abgegrenzte Funktionen kommen hinzu:

• Brave Software Inc., USA – Suchschnittstelle für die Live-Recherche des KI-Assistenten „Vera“; übermittelt wird der Suchbegriff.
• Wikimedia Foundation Inc., USA – Bilder für Präsentationen und Aushänge (Wikimedia Commons); übermittelt wird das Stichwort oder die Folienüberschrift.
• Open-Meteo, Schweiz – Wetterdaten; übermittelt wird der Ortsname. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
• OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich – Adresssuche (Nominatim) in „Ida“ für Adressen, die der eigene Datenbestand noch nicht kennt; übermittelt wird der eingegebene Suchtext.
• Bright Sky (brightsky.dev) – Wetterdaten des Deutschen Wetterdienstes in „Ida“; übermittelt werden ausschließlich auf etwa einen Kilometer gerundete Koordinaten und der Zeitraum, keine personenbezogenen Daten.

(2b) Die Grundlage einer Übermittlung in ein Drittland ist nicht bei allen Empfängern dieselbe:

• Für Brave Search und Wikimedia Commons bestehen keine Standardvertragsklauseln. Die Übermittlung des Suchbegriffs stützt sich auf Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO: Sie ist erforderlich, um die vom Nutzer abgerufene Leistung zu erbringen. Auf Wunsch des Auftraggebers wird die Live-Recherche für dessen Konten abgeschaltet.
• Für Open-Meteo (Schweiz) besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
• Für die OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

(2c) Die in „Ida“ und „Concordia“ eingebauten KI-Funktionen (Auslesen von Belegen, Kontoauszügen und eingescannten Dokumenten, Bewertung von Schutzausrüstung anhand von Fotos, Prüfung von Baufotos, Beantwortung von Fachfragen aus hinterlegten Dokumenten, der Ida-Assistent einschließlich der von ihm gelesenen Daten des Auftraggebers, Textvorschläge, Umwandlung von Spracheingaben in Text, Aufwands- und Kostenschätzungen) werden standardmäßig bei der Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, ausgeführt; nach individueller Vereinbarung mit dem Auftraggeber ausschließlich auf dem eigenen Server des Auftragnehmers („Vera“, siehe Absatz 2), Mistral AI ist dann nicht beteiligt. Mistral AI wird über seinen EU-Endpunkt angesprochen; die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Grundlage ist die Auftragsverarbeitungsvereinbarung von Mistral AI nach Art. 28 DSGVO; danach werden die Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und zur Missbrauchserkennung höchstens 30 Tage gespeichert. Für etwaige Übermittlungen durch Unterauftragsverarbeiter von Mistral AI in Drittländer sieht diese Vereinbarung Standardvertragsklauseln vor. Hinterlegt der Auftraggeber einen eigenen API-Schlüssel der Mistral AI, beauftragt er Mistral AI insoweit unmittelbar auf Grundlage seines eigenen Vertrags; Mistral AI ist dann nicht Unterauftragsverarbeiter des Auftragnehmers, der die Inhalte nur technisch im Auftrag des Auftraggebers weiterleitet.

Einzelheiten enthalten die Datenschutzerklärung (Abschnitte 7.3, 7a und 7b) sowie die Datenschutzerklärung des Assistenten unter digitalpro-software.de/vera/datenschutz.html.

(3) Über beabsichtigte Änderungen (Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters) informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber vorab in Textform; der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.

§ 7 Betroffenenrechte

Wendet sich eine betroffene Person mit einem Ersuchen (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung) unmittelbar an den Auftragnehmer, leitet dieser das Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiter und wird nicht selbst tätig, sofern der Auftraggeber nichts anderes weist.

§ 8 Meldung von Verletzungen

Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Bekanntwerden und unterstützt ihn bei dessen Melde- und Benachrichtigungspflichten (Art. 33, 34 DSGVO).

§ 9 Löschung und Rückgabe

Nach Abschluss der Leistungen löscht der Auftragnehmer die verarbeiteten Daten nach Wahl des Auftraggebers oder gibt sie zurück, sofern nicht nach Unionsrecht oder deutschem Recht eine Pflicht zur Speicherung besteht.

Für den internen Nachrichtendienst gelten zusätzlich Löschfristen, die der Auftraggeber je Mandant selbst einstellt. Voreingestellt sind: Anhänge 90 Tage, Nachrichtentexte 180 Tage, Dokumente mit Empfangsbestätigung 1095 Tage. Auftragsbezogene Kanäle werden 1095 Tage ab Abschluss des Auftrags aufbewahrt und während des laufenden Auftrags nicht gelöscht – sie sind Bestandteil der Auftragsdokumentation. Die längere Frist für Dokumente ist beabsichtigt: sie sind der Nachweis, um dessentwillen sie verschickt wurden, und die zugehörigen Bestätigungen werden gemeinsam mit ihnen gelöscht. Der Auftraggeber berücksichtigt diese Fristen in seiner eigenen Datenschutzerklärung. Gelöschte Daten können bis zum Ablauf der Aufbewahrung von Sicherungskopien noch in diesen enthalten sein; Sicherungskopien werden täglich erstellt und nach 90 Tagen gelöscht.

§ 10 Nachweise und Überprüfungen

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht angemessene Überprüfungen (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO), die den Betrieb möglichst wenig beeinträchtigen und mit angemessener Vorankündigung erfolgen.

§ 11 Haftung

Es gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrags sowie Art. 82 DSGVO. Die gesetzlichen Regelungen im Verhältnis zur betroffenen Person bleiben unberührt.

§ 12 Schlussbestimmungen

Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen zu datenschutzrechtlichen Fragen geht dieser AVV dem Hauptvertrag vor. Sind einzelne Bestimmungen unwirksam, bleibt der AVV im Übrigen wirksam.

Stand: 27.10.2026