digitalPRO Ida– die Bauhof-Software für Gemeinden
Aufträge, Einsatzplanung, Zeiten und Leistungsverrechnung in einem System – im Rathaus am Rechner, draußen am Handy. Was der Bauhof leistet, steht danach je Kostenstelle fest, ohne dass jemand Stundenzettel abtippt.
Was der Bauhof leistet – je Kostenstelle belegt
Friedhof, Spielplätze, Straßen, Grünanlagen: Jeder Auftrag liegt auf einer Kostenstelle. Die Stunden kommen vom Handy, Maschinen und Material stehen am Auftrag – die Verrechnung ist am Monatsende schon fertig.
- Je Kunde, Kostenstelle und Mitarbeiter – intern wie extern, mit Summe
- Tag, Woche, Monat oder Jahr im Vergleich zur Vorperiode und zum Vorjahr
- „Je Leistung“: welche Leistung wie oft angefallen ist, mit Menge und Betrag
- Interne Aufträge ohne Rechnung – ausgewiesen wird, was extern berechnet worden wäre
- Excel für Kämmerei und Haushalt mit einem Klick
Spielgeräte, DGUV V3, TÜV – nichts läuft still ab
Die wiederkehrenden Prüfpflichten der Gemeinde stehen an ihren Liegenschaften: Rathaus, Schule, Kindergarten, Festhalle, Friedhof, Spielplatz, Bauhof.
- Prüfpflicht mit Intervall und zuständiger Stelle – die nächste Fälligkeit rechnet Ida
- Protokoll je Prüfung: Prüfer, Ergebnis, festgestellte Mängel, Gültigkeit
- Fahrzeuge und Geräte mit TÜV, UVV und DGUV V3, Wartung nach Betriebsstunden
- Scheine der Leute mit Ablauf-Warnung – „Wer darf?“ zeigt es bei der Einteilung
Farben statt Suchen: grün in Ordnung, orange innerhalb von 30 Tagen fällig, rot abgelaufen. Offene und überfällige Pflichten stehen in der Übersicht oben.
Kartenthema per Regel: „alle Aufträge, deren Titel Streuen enthält“ – neue Aufträge stehen von selbst im richtigen Thema.
Jeder Auftrag hat einen Ort
Standorte als Punkt, Linie oder Fläche einzeichnen – die Fläche wird live in Quadratmetern berechnet, eine Linie in Metern. Als Ebene die amtliche Grundkarte basemap.de, amtliche Luftbilder aller Länder und – je nach Land – das Liegenschaftskataster; eigene Liegenschaftskarten der Kommune lassen sich als WMS-Ebene hinterlegen.
Kartenthemen bündeln, was zusammengehört: Winterdienst, Spielplätze, Grünpflege. Jedes Thema hat Zeichen und Farbe und lässt sich einzeln ein- und ausblenden. Fällig, überfällig und nie ausgeführt sind farblich unterschieden.
Regen am Montag? Steht schon in der Dispo
Tag, Woche und Monat je Mitarbeiter, Teams mit Kapazität und Auslastung. Zu jedem Einsatz steht das Wetter am Einsatzort – Daten des Deutschen Wetterdienstes. Gewarnt wird, wenn ein Auftrag überwiegend draußen stattfindet: bei Regen tagsüber, Sturmböen, Gewitter, Frost oder Schnee, mit Millimetern und Wahrscheinlichkeit statt eines bloßen Symbols.
Auf Wunsch schlägt Ida die Einteilung vor – nach Qualifikation, Auslastung und Verfügbarkeit. Eingetragen wird nur, was Sie auswählen.
„Mein Tag“ – die App für den Bauhof, auch ohne Netz
Beginnen, Pause, „Erledigt“ per Klick. Aufträge des Tages mit Karte und Anlagen, Fotos und Material direkt am Auftrag, Urlaub und Krankmeldung vom Smartphone. Auf dem Friedhof oder im Wald ohne Empfang arbeitet die App weiter und überträgt später.
Die App spricht acht Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch, Rumänisch, Tschechisch und Türkisch – eingestellt je Mitarbeiter.
Nicht fertig geworden? Dann steht der Rest morgen da
Nicht jede Arbeit wird an einem Tag fertig. Wer abends „Nicht fertig“ meldet, bucht seine Stunden und schreibt in einem Satz, was noch zu tun ist und wie lange es ungefähr dauert. Der Auftrag bleibt offen und steht mit dem Rest wieder in der Warteliste.
Wer am nächsten Tag hinfährt, sieht auf seinem Handy, was noch fehlt – ohne Anruf beim Kollegen.
Aus der Meldung wird ein Auftrag: Titel, Beschreibung und Ort werden übernommen – Name und Kontaktdaten des Bürgers nicht.
Schaden gemeldet – Auftrag mit einem Klick
Bürgerinnen und Bürger melden Schäden an Wegen, Spielgeräten oder Beleuchtung über ein öffentliches Portal: Kategorie, Beschreibung, Standort auf der Karte, Foto. Spam-Schutz und das Entfernen von Standortdaten aus Fotos sind eingebaut.
Im Rathaus wird gesichtet, ein interner Auftrag erzeugt oder ein Team zugewiesen. Erledigt oder abgelehnt wird mit Begründung – damit später nachvollziehbar ist, warum so entschieden wurde.
Vom Aufmaß am Handy zur Abrechnung
Größere Vorhaben – eine Friedhofs-Neuanlage, ein Leitungsbau – werden zum Projekt mit Bauabschnitten auf der Karte. Am Handy sieht jeder die Abschnitte in ihren Farben und meldet seine eigenen fertig.
Das Aufmaß wird draußen erfasst: Länge, Breite, Tiefe, Oberfläche. Hinterlegte Abrechnungsbausteine machen daraus Mengen je Leistung – je Meter, je Quadratmeter, je angefangene Zentimeter oder je Stück.
„Erhalten, gelesen und verstanden.“ – dieser Wortlaut wird mit jeder Bestätigung mitgespeichert.
9 von 12 bestätigt · 3 offen
Unterweisung verschickt. Wer hat bestätigt?
Direktnachrichten, Teamrunden und Rundschreiben – statt der WhatsApp-Gruppe auf privaten Handys. Jeder Auftrag hat seinen Kanal: Wer auf dem Auftrag steht, ist drin, auch die Aushilfe für einen Tag. Der Abschluss stellt den Kanal lesend still – die Dokumentation bleibt.
Unterweisungen gehen mit Bestätigung per Knopfdruck hinaus, der Wortlaut wird mitgespeichert. Kein Lesestatus, kein „zuletzt online“.
Alle Funktionen der Bauhof-Software im Überblick
Was in jedem Tarif enthalten ist. Branchenpakete und Zusatzbausteine auf Anfrage.
Aufträge & Vorlagen
- Interne und externe Aufträge mit Positionen für Personal, Maschinen und Material
- Vorlagen für wiederkehrende Arbeit mit Intervall und Saison
- Sofortauftrag am Handy, wenn draußen etwas dazwischenkommt
- Kommentare, Fotos, Dokumente und Anlagen je Auftrag
Karte & Kartenthemen
- Punkte, Linien und Flächen – Länge und Fläche live berechnet
- Amtliche Grundkarte, Luftbilder aller Länder, Kataster je nach Land und eigene WMS-Ebenen
- Kartenthemen wie Winterdienst, Spielplätze, Grünpflege
- Fällig, überfällig und nie ausgeführt farblich unterschieden
Disposition & Wetter
- Tages-, Wochen- und Monatsansicht je Mitarbeiter
- Teams mit Kapazität, Auslastung und Farbe
- Wetter am Einsatzort mit Warnung für Außenarbeiten
- Einteilung auf Vorschlag, Warteliste mit „Nicht fertig“-Resten
Zeiterfassung & Stechuhr
- Kommen und Gehen mit gesetzlicher Mindestpause nach Arbeitszeitgesetz
- Zeiten am Auftrag per Handy, Korrektur im Büro
- Zeitkonto, Überstunden und Stundenzettel
- Soll/Ist je Auftrag und je Mitarbeiter
App „Mein Tag“
- Aufträge des Tages mit Karte, Anlagen und Projektabschnitten
- Fotos, Material und Aufmaß direkt am Auftrag
- Urlaub und Krankmeldung vom Smartphone
- Arbeitet ohne Netz, acht Sprachen
Leistungsverrechnung & Berichte
- Je Kunde, Kostenstelle und Mitarbeiter – intern wie extern
- Vergleich mit Vorperiode und Vorjahr, „Je Leistung“
- Mitarbeiter-, Auftrags- und Maschinenberichte
- Excel-Export für Kämmerei und Haushalt
Prüfwesen & Liegenschaften
- Liegenschaften von Rathaus bis Spielplatz
- Prüfpflichten wie Spielgeräte, DGUV V3, Brandschutz, Trinkwasser
- Protokolle mit Mängeln, nächste Fälligkeit automatisch
Fuhrpark, Maschinen & Scheine
- Fahrzeuge, Anhänger und Kleingeräte mit Kennzeichen und Betriebsstunden
- TÜV, UVV und DGUV V3 mit Fälligkeits-Warnung
- Qualifikationen und Scheine mit Ablauf-Warnung
- Ausgabe von Betriebsmitteln mit Übergabeprotokoll
Bürgerportal
- Öffentliches Meldeportal mit Kategorie, Standort und Foto
- Spam-Schutz, Standortdaten aus Fotos entfernt
- Meldung in einen internen Auftrag oder an ein Team
- Entscheidung mit Begründung, Löschkonzept für Fotos
Projekte & Aufmaß
- Projekte mit Bauabschnitten auf der Karte
- Aufmaß am Handy oder im Büro
- Abrechnungsbausteine je m, m², m³, cm oder Stück
Rechnungen & E-Rechnung
- Rechnung direkt aus dem Auftrag für externe Leistungen
- XRechnung mit Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD-/Factur-X-PDF und Eingangsrechnungen prüfen
Rollen & Sicherheit
- Rollen vom Superadmin bis zum Leser, Menü nach Rechten
- Kleiner Zugang für draußen – am Server abgesichert
- Zwei-Faktor-Anmeldung am PC (Authenticator-App)
- Datensicherung, versionierte Migrationen, Server in Deutschland
KI an Bord – Mistral AI oder unsere eigene Vera
Wo in Ida künstliche Intelligenz mithilft, rechnet standardmäßig ein Sprachmodell der französischen Mistral AI, verarbeitet in der EU. Auf Wunsch vereinbaren wir, dass ausschließlich Vera rechnet, unser eigener Assistent auf unserem Server in der EU. Diese Funktionen führt Ida selbst aus. Die Nutzung ist je Monat bis 2 € kostenfrei; darüber hinaus rechnen wir 1,1 × unserer Kosten netto (zzgl. USt) ab – mit einem Kontingent von 10 € je Monat, das auf Wunsch erhöht wird.
Vera als eigene KI dazubuchen: Preis auf Anfrage – nach Absprache rechnet Vera dann auch für die eingebauten Funktionen statt Mistral.
- Arbeitsschutz-Checkliste zum Auftrag
- Schutzausrüstung (PSA) bewerten
- Benötigte Qualifikationen vorschlagen
- Auftragsbeschreibung formulieren
- Aufwands- und Kostenschätzung
- Belege und Kontoauszüge lesen, Spracheingabe
- In den Glasfaser-Paketen: Prüfung von Baufotos, Fachfragen zu Ihren Dokumenten, Ida-Assistent
- Bericht aus dem Auftrag
Mehr davon ist eine kostenpflichtige Erweiterung: Vera als eigener Assistent für Ihre Leute – freier Chat, eigener Wissensspeicher, Schulungen, Dateien erstellen. Preis nach Umfang und Nutzerzahl, auf Anfrage.
Was Vera sonst noch kann →Was die Bauhof-Software kostet
Grundpreis je Bauhof, dazu ein fester Betrag je Zugang – keine Stufensprünge. Zugänge lassen sich monatlich anpassen, abgerechnet wird der höchste Stand im Monat.
Nettopreise zuzüglich 19 % Umsatzsteuer · für Betriebe, Kommunen und vorsteuerabzugsberechtigte Vereine · monatlich zahlbar, Kündigungsfrist ein Monat, immer zum Monatsende
Grundpreis je Bauhof
einmal je Betrieb, unabhängig von der Zahl der Zugänge
Monatlich zahlbar, Frist ein Monat zum Monatsende
- Betrieb, Datensicherung und Updates
- Handy-App und alle Grundmodule enthalten; Branchenpakete und Zusatzbausteine auf Anfrage
Vollzugang Büro
je Zugang, bis 49 Zugänge
ab dem 11. Zugang 19 €
- Auftragsplanung, Disposition und Karte
- Leistungsverrechnung, Prüfwesen und Berichte
Feldzugang draußen
je Zugang, bis 49 Zugänge
ab dem 21. Zugang 9 €
- App „Mein Tag“: Zeiten, Aufträge, Fotos, Material, Aufmaß
- Urlaub und Krankmeldung direkt vom Handy
Rechenbeispiel: Bauhof mit zwei Bürozugängen (Bauhofleitung und Verwaltung) und acht Leuten draußen – Grundpreis 59 € + 2 × 29 € + 8 × 12 € = 213 € im Monat.
Ab 50 Zugängen rechnen wir ein individuelles Angebot. Monatlich zahlbar, Kündigungsfrist ein Monat zum Monatsende.
Einrichtung
Sie entscheiden, wie viel Sie selbst machen möchten.
Selbst einrichten
Sie legen Konten und Stammdaten selbst an. Die Anleitung führt Sie durch.
Produkteinweisung
60 Minuten per Videocall – wir gehen die Anwendung an Ihrem Fall durch.
Datenübernahme mit Schulung
Übernahme aus dem Altsystem, bis 4 Stunden. Danach 119 € je Stunde.
Häufige Fragen zur Bauhof-Software
Was ist eine Bauhof-Software?
Eine Bauhof-Software organisiert die Arbeit des kommunalen Bauhofs an einer Stelle: Aufträge mit Ort, die Einteilung der Mitarbeiter, die Zeiterfassung draußen, Fahrzeuge und Geräte, wiederkehrende Prüfungen und die Verrechnung der Leistungen auf die Kostenstellen der Gemeinde. digitalPRO Ida deckt das in einem System ab – im Büro im Browser, draußen als App.
Was kostet die Bauhof-Software Ida?
59 € netto im Monat Grundpreis je Bauhof, dazu 29 € je Vollzugang im Büro (ab dem 11. Zugang 19 €) und 12 € je Feldzugang für draußen (ab dem 21. Zugang 9 €). Ein Bauhof mit zwei Bürozugängen und acht Leuten draußen zahlt 213 € netto im Monat. Alle Grundmodule und die Handy-App sind enthalten; Branchenpakete und Zusatzbausteine auf Anfrage.
Kann der Bauhof seine Leistungen intern auf Kostenstellen verrechnen?
Ja. Die Leistungsverrechnung zeigt je Kunde, Kostenstelle und Mitarbeiter, was im Zeitraum geleistet wurde – Personal, Maschinen, Material und Aufmaß –, im Vergleich zur Vorperiode und zum Vorjahr. Interne Aufträge erzeugen keine Rechnung; ausgewiesen wird, was extern berechnet worden wäre. Der Bericht geht mit einem Klick nach Excel.
Funktioniert die App auch ohne Netz, etwa auf dem Friedhof oder im Wald?
Ja. „Mein Tag“ arbeitet ohne Netz weiter – beginnen, abhaken, Fotos, Material und Aufmaß erfassen – und überträgt die Einträge, sobald wieder Verbindung besteht.
Können Bürger Schäden direkt an den Bauhof melden?
Ja, über das Bürgerportal: Kategorie, Beschreibung, Standort und Foto. Die Meldung landet in Ida, wird gesichtet und mit einem Klick zum internen Auftrag oder an ein Team gegeben. Name und Kontaktdaten des Bürgers gehen nicht in den Auftrag über.
Verwaltet Ida auch Spielplatzkontrollen und andere Prüfpflichten?
Ja. Prüfpflichten stehen an ihrer Liegenschaft – etwa Spielgeräte, DGUV V3, Brandschutz oder Trinkwasser – mit Intervall und zuständiger Stelle. Nach jeder Prüfung wird das Protokoll mit Mängeln eingetragen; die nächste Fälligkeit rechnet Ida aus.
Kann ich Rechnungen als XRechnung an andere Behörden schicken?
Ja. Ida erzeugt XRechnung – geprüft gegen den offiziellen KoSIT-Validator – und nimmt die Leitweg-ID des Auftraggebers auf. Für Geschäftskunden gibt es zusätzlich das ZUGFeRD-/Factur-X-PDF.
Wo liegen die Daten der Gemeinde?
Auf Servern in deutschen Rechenzentren (IONOS), von uns betrieben; ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertrags. Die KI-Funktionen laufen standardmäßig über Mistral AI aus Paris (Verarbeitung in der EU), nach individueller Vereinbarung ausschließlich über unseren eigenen Assistenten Vera. Datensicherung ist im Grundpreis enthalten.
Kann ich Ida vorher ausprobieren?
Eine Testversion zum Selbstanmelden gibt es nicht – jeder Bauhof bekommt ein eigenes System. Stattdessen zeigen wir Ihnen Ida in einer Demo an Ihrem Anwendungsfall, unverbindlich. Demo anfragen
Wie lange ist die Gemeinde gebunden?
Monatlich zahlbar, Kündigungsfrist ein Monat zum Monatsende. Die Zahl der Zugänge passen Sie monatlich an; abgerechnet wird der höchste Stand im Monat.
Ratgeber: Worauf Gemeinden bei der Auswahl achten sollten – mit Checkliste für das Gespräch mit Anbietern.
Bauhof-Software auswählen →Ratgeber: Verrechnungssätze für Personal und Maschinen, Gebührenhaushalte, typische Fehler – mit Rechenbeispiel.
Interne Leistungsverrechnung im Bauhof →Demo für Ihren Bauhof anfragen
Schreiben Sie kurz, wie viele Leute im Bauhof arbeiten und was heute am meisten Zeit kostet – wir zeigen Ihnen Ida an Ihrem Fall. Werktags melden wir uns in der Regel innerhalb eines Tages.
- AnfragePer Formular, E-Mail oder Telefon – ein paar Sätze reichen.
- Demo an Ihrem FallWir zeigen Ida an Ihren Abläufen, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
- Ihr eigenes SystemJeder Bauhof bekommt ein eigenes System – einrichten selbst mit Anleitung oder mit uns.
Sie führen einen Handwerksbetrieb? Für Sie gibt es eine eigene Seite.
Handwerkersoftware: digitalPRO Ida für Handwerksbetriebe →