E-Rechnungspflicht im Handwerk: Was ab 2025, 2027 und 2028 gilt
Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen – schrittweise. Für Handwerksbetriebe heißt das: E-Rechnungen von Lieferanten müssen Sie schon heute annehmen können, selbst ausstellen müssen Sie sie ab 2027 oder 2028. Was genau gilt, welche Ausnahmen es gibt und was Sie jetzt tun sollten.
- Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.
- Ausstellen: ab 1. Januar 2027 Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 1. Januar 2028 für alle.
- Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen – dort bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung erlaubt.
- Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden – das XML, nicht nur ein Ausdruck.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Abtippen auslesen kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland üblich sind zwei Formate:
- XRechnung: eine reine XML-Datei – für Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesbar. Standard bei Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD (Factur-X): ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – lesbar für Mensch und Buchhaltungsprogramm. Maßgeblich ist der XML-Teil. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht als E-Rechnung.
Eine PDF-Datei per E-Mail, ein eingescanntes Papier oder ein Foto sind keine E-Rechnung, sondern „sonstige Rechnungen“.
Der Zeitplan
| Ab | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können | alle Unternehmen |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers) | alle Unternehmen |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen | Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr |
| bis 31. Dezember 2027 | Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt (PDF mit Zustimmung) | Betriebe mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen | alle Unternehmen |
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechtsgrundlage ist § 14 Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Einzelheiten regeln Schreiben des Bundesfinanzministeriums; das jüngste vom 15. Oktober 2026 ergänzt die bisherigen Regeln, unter anderem mit Erleichterungen für Rechnungen über Bauleistungen. Fragen Sie Ihre Steuerkanzlei, was davon für Ihren Betrieb gilt.
Ausnahmen
- Privatkunden: Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen – das ist für viele Handwerksbetriebe der Großteil.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Wichtig: Auch wer überwiegend für Privatkunden arbeitet, bekommt Rechnungen von Großhändlern und Lieferanten – und muss diese als E-Rechnung annehmen können.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Bund, Länder und viele Kommunen verlangen schon länger E-Rechnungen, meist als XRechnung. Dazu gehört die Leitweg-ID: eine Kennung, die der Auftraggeber mitteilt und die auf der Rechnung stehen muss, damit sie die richtige Stelle erreicht. Fragen Sie bei öffentlichen Aufträgen danach, bevor Sie die erste Rechnung schreiben.
In Rheinland-Pfalz müssen Rechnungen aus öffentlichen Aufträgen seit 1. April 2025 grundsätzlich elektronisch gestellt werden – auch an Kommunen und unabhängig vom Auftragswert. Eingereicht wird über den Zentralen E-Rechnungseingang des Landes.
Empfangen, prüfen, aufbewahren
„Empfangen können“ heißt mindestens: ein E-Mail-Postfach für Rechnungen und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt. Besser ist eines, das die Daten prüft und direkt übernimmt.
Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format – also die XML-Datei –, unveränderbar und für die gesetzliche Frist. Für Rechnungen beträgt sie seit 2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Ausdruck oder ein PDF-Bild der XRechnung reicht nicht.
Was Betriebe jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: eigene Rechnungsadresse per E-Mail, Programm zum Anzeigen und Prüfen.
- Mit der Steuerkanzlei sprechen: Wie kommen E-Rechnungen in die Buchhaltung, wie wird archiviert?
- Umsatz prüfen: Lag er im Vorjahr über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht schon ab 2027.
- Rechnungsprogramm wählen: eines, das XRechnung und ZUGFeRD erzeugt, die Leitweg-ID kennt und gestellte Rechnungen festschreibt.
- Geschäftskunden fragen: Manche wünschen schon heute E-Rechnungen – oft ein Argument für schnellere Zahlung.
digitalPRO Ida erzeugt XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Auftrag, nimmt die Leitweg-ID auf und liest eingehende E-Rechnungen ein und prüft sie.
Handwerkersoftware ansehen →Häufige Fragen
Ab wann müssen Handwerker E-Rechnungen ausstellen?
Für Rechnungen an andere Unternehmen ab 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab 1. Januar 2028. Empfangen können müssen alle Betriebe E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025.
Brauche ich für Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Privatkunden können weiter eine Papier- oder PDF-Rechnung bekommen.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“ und zwischen Unternehmen nur noch übergangsweise erlaubt.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, im ursprünglichen elektronischen Format – bei einer XRechnung also die XML-Datei, unveränderbar gespeichert.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Rechtsstand: 17. Oktober 2026. Maßgeblich sind § 14 UStG und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums.